PRIVACVERKLARING

XpertFolio BV (onderdeel van ExpertCollege Holding) levert op entrusted professional activities (EPA) gebaseerde e-portfoliodiensten waarmee medewerkers van klantorganisaties kunnen aantonen dat ze bekwaam zijn in het gebruik van artificial-intelligencetools binnen hun bedrijfsprocessen. Wanneer organisaties gebruikmaken van de diensten van XpertFolio, verstrekken zij bepaalde bedrijfsinformatie, waaronder verschillende soorten persoonsgegevens van werknemers.

De klantorganisatie besluit de diensten van XpertFolio af te nemen en bepaalt de doeleinden en middelen van de verwerking. Daarom treedt zij op als Verwerkingsverantwoordelijke, terwijl XpertFolio optreedt als Verwerker, die gegevens verwerkt namens de klantorganisatie.

In bepaalde omstandigheden kunnen wij wel optreden als Verwerkingsverantwoordelijke, bijvoorbeeld bij het verwerken van persoonsgegevens voor marketingdoeleinden of wanneer u persoonsgegevens aan ons verstrekt tijdens het bezoeken van onze website.

XpertFolio handelt in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens zorgvuldig worden verwerkt en uw privacy wordt beschermd.

In deze privacyverklaring willen wij u informeren over ons beleid, hoe XpertFolio met uw persoonsgegevens omgaat en hoe wij onze plichten als Verwerkingsverantwoordelijke of Verwerker vervullen.

Mocht u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen hebben, of als u feedback hebt over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, kunt u contact met ons opnemen. Onze contactgegevens vindt u onderaan deze pagina.

1. Wat voor persoonsgegevens verwerken we?

1.1 XpertFolio als Verwerkingsverantwoordelijke

Wanneer we persoonsgegevens verwerken voor marketingdoeleinden

Marketing via gelieerde ondernemingen van XpertFolio: Wanneer u uw persoonsgegevens verstrekt aan bedrijven van ExpertCollege Holding en op de hoogte bent gesteld van hun gegevensverzamelingspraktijken via hun privacyverklaringen, of anderszins hebt ingestemd met het delen van uw persoonsgegevens met hun partners en gelieerde ondernemingen, kunnen wij deze gegevens verzamelen ten behoeve van direct marketing.

Als we gegevens verzamelen van bedrijven die gelieerd zijn aan ExpertCollege Holding, verzamelen we alleen gegevens die nodig zijn voor onze marketingdoeleinden, namelijk:

• uw voor- en achternaam;
• uw e-mailadres;
• uw beroep/functie.

We zullen altijd ons belang om reclame te maken voor onze producten en diensten afwegen tegen uw belang om uw persoonsgegevens te beschermen. Daarbij houden we ook rekening met het voordeel dat u zou kunnen hebben van het ontvangen van marketingaanbiedingen die relevant zijn voor uw vakgebied. We zorgen ervoor dat u de mogelijkheid hebt om u op elk gewenst moment af te melden voor dergelijke e-mails.

Inbound marketing: We streven er ook naar klanten aan te trekken door interessante content en gebruikerservaringen op maat te maken. Wanneer u content van XpertFolio gebruikt en toestemming hebt gegeven voor het plaatsen van cookies op uw apparaat, kunnen wij bijhouden welke pagina’s u bekijkt en welke content u gebruikt.

Als u wilt ingaan op een aanbieding, bijvoorbeeld om toegang te krijgen tot bepaalde content, handleidingen of webinars, verzamelen we uw contactgegevens (naam, e-mailadres, beroepsgegevens) in ruil voor toegang tot de content. Door de content te openen, te downloaden en te gebruiken, gaat u akkoord met het verzamelen van uw persoonsgegevens.

Wanneer u na het ontvangen van een contentaanbieding het bijbehorende formulier invult en daarbij contact-/persoonsgegevens verstrekt, koppelen we uw eerdere paginabezoeken aan uw contactgegevens in ons systeem (alleen als u toestemming hebt gegeven voor trackingcookies). We gebruiken deze gegevens om u informatie te sturen over onze producten/diensten waarvan we denken dat ze relevant voor u kunnen zijn.

Als u deze informatie niet langer van ons wilt ontvangen, kunt u zich uitschrijven. In dat geval verwijderen we uw gegevens van onze mailinglijst.

Bij het plannen en uitvoeren van onze marketingactiviteiten maken we gebruik van HubSpot. Meer informatie over dit platform vindt u hier.

Outbound marketing: We promoten XpertFolio bij zorgvuldig geselecteerde bedrijven waarvan we denken dat ze baat zullen hebben bij het product. Hiervoor verzamelen we de volgende gegevens uit openbare bronnen:

• voorletters en achternaam (inclusief voorvoegsels) van de directeur/eigenaar van het bedrijf.

Wij benaderen potentiële klanten rechtstreeks of via een partnerbedrijf dat alleen namens XpertFolio gegevens verwerkt. We hebben een verwerkersovereenkomst gesloten met dit bedrijf en garanderen uw rechten als Betrokkene onder de AVG.

We zullen altijd ons belang bij het promoten van onze producten afwegen tegen uw recht op bescherming van uw persoonsgegevens. Als u aangeeft dat u niet meer door ons gebeld wilt worden, nemen we niet langer contact met u op en verwijderen we uw gegevens uit onze systemen.

Cookies en tracking
Een cookie is een klein bestand, vaak met unieke identificatoren, dat tijdelijk of voor een langere periode op uw apparaat wordt geplaatst om websites in staat te stellen uw surfgedrag te registreren en informatie op te slaan. Er kunnen verschillende soorten cookies worden gebruikt, afhankelijk van de gewenste duur, het doel en de partij die ze plaatst.

Duur

• Sessiecookies: deze cookies slaan uw informatie alleen op terwijl u de website gebruikt en worden verwijderd wanneer de website wordt gesloten.
• Permanente cookies: deze blijven op uw browser of apparaat staan, ook nadat u uw browser hebt gesloten (bijvoorbeeld zodat een website uw wachtwoord kan onthouden).

Doel

• Strikt noodzakelijke cookies: deze zorgen ervoor dat websites goed kunnen functioneren en zijn gerelateerd aan diensten die specifiek door u als gebruiker zijn aangevraagd.
• Functionele of voorkeurscookies: hiermee kunnen websites keuzes onthouden die u in het verleden hebt gemaakt, zoals uw taalvoorkeuren. Ze kunnen ook uw inloggegevens onthouden, zodat u automatisch kunt inloggen.
• Analytische of statistische cookies: deze verzamelen informatie over hoe gebruikers omgaan met websites voor statistische doeleinden en om de inhoud en functies te verbeteren.
• Marketing- of trackingcookies: deze verzamelen gegevens om gebruikersprofielen op te bouwen voor promotiedoeleinden of om de gebruiker te volgen op een specifieke website of op verschillende websites.

Partij die de cookies plaatst

• First-party cookies: deze cookies worden rechtstreeks geplaatst door de websites die u bezoekt.
• Third-party cookies: deze cookies worden geplaatst door andere websites dan de websites die u bezoekt.

Cookies gebruikt door XpertFolio

Strikt noodzakelijke cookies: deze cookies worden geplaatst voor de volgende doeleinden:

• om ervoor te zorgen dat de website werkt zoals verwacht;
• om te zien welke gebruiker is ingelogd.

Dit zijn first-party cookies (geplaatst door XpertFolio) die op uw apparaat blijven staan zolang als nodig is met betrekking tot bovengenoemde doeleinden.

Functionele cookies: deze cookies worden op uw apparaat geplaatst voor de volgende doeleinden:

• om uw taalvoorkeuren op te slaan;
• om uw inloggegevens op te slaan.

Dit zijn first-party cookies die op uw apparaat blijven staan zolang als nodig is voor de bovenstaande doeleinden.

Functionele cookies kunnen op elk moment worden uitgeschakeld in de cookie-instellingen.

Analytische cookies: deze cookies worden op uw apparaat geplaatst voor de volgende doeleinden:

• marketingdoeleinden (het bereik van advertenties meten);
• websiteverkeer meten;
• meten hoe gebruikers omgaan met bepaalde functies en hoelang ze op bepaalde pagina’s blijven.

We gebruiken Google Analytics in overeenstemming met de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens:

• we hebben een verwerkingsovereenkomst met Google;
• we anonimiseren IP-adressen;
• het delen van gegevens met Google is uitgeschakeld;
• het delen van gegevens met Google voor advertentiedoeleinden is uitgeschakeld;
• de gebruikers-ID-functie is uitgeschakeld.

U kunt analytische cookies altijd uitschakelen in de cookie-instellingen. Dit zijn first-party cookies die na 12 maanden worden verwijderd.

Trackingcookies: deze cookies worden op uw apparaat geplaatst voor de volgende doeleinden:

• anoniem volgen van bezoekers voordat ze contactpersonen worden;
• bijhouden van paginaweergaves;
• koppelen van paginaweergaves aan bestaande of nieuwe contacten.

Trackingcookies worden alleen geplaatst nadat u hiervoor toestemming hebt gegeven. U kunt uw toestemming op elk gewenst moment intrekken in de cookie-instellingen. Trackingcookies zijn first-party cookies die na 12 maanden worden verwijderd.

1.2 XpertFolio als Verwerker

Wanneer een klantorganisatie (de Verwerkingsverantwoordelijke) gebruikmaakt van de diensten van XpertFolio
Wanneer uw werkgever (in zijn hoedanigheid als Verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens) gebruikmaakt van de diensten van XpertFolio, hebben wij bepaalde werknemersgegevens nodig om onze diensten te kunnen leveren. We verwerken de volgende persoonsgegevens van werknemers:

• uw voor- en achternaam;
• uw geslacht;
• uw e-mailadres;
• uw organisatie;
• uw afdeling;
• uw land.

In deze gevallen treden wij op als Verwerker voor de bovengenoemde soorten persoonsgegevens.
Contact met onze klantenservice 
Wanneer u contact opneemt met onze klantenservice, wordt u gevraagd persoonsgegevens te verstrekken zodat we uw identiteit kunnen controleren en u kunnen helpen met uw account. We zullen nooit om onnodige gegevens vragen. Wanneer we aanvullende informatie nodig hebben, zullen we u instrueren om deze naar onze functionaris gegevensbescherming te sturen om zo de vertrouwelijkheid van uw gegevens te waarborgen. We verzamelen deze gegevens om aan onze verplichtingen jegens u te voldoen, met inbegrip van het verlenen van klantenservice.

Als u technische problemen ondervindt met betrekking tot uw account, kan het nodig zijn dat we ons aanmelden met uw account om deze problemen op te lossen. Tijdens dit proces worden er geen gegevens van uw account gedownload.

Gesprekken met onze klantenservice kunnen worden opgenomen voor trainingsdoeleinden. Als u onze klantenservice belt, stemt u ermee in dat uw gesprek wordt opgenomen. Als u niet wilt dat uw gesprek wordt opgenomen, kunt u het gesprek beëindigen en contact met ons opnemen via e-mail.

2. Waarom verwerken we deze persoonsgegevens?

Wanneer een klantorganisatie gebruikmaakt van de diensten van XpertFolio, moeten wij accounts aanmaken voor werknemers, zodat de klantorganisatie hun voortgang in het verwerven van zakelijke vaardigheden en competenties kan bijhouden, waaronder vaardigheden in het gebruik van AI-tools.

XpertFolio verwerkt niet meer gegevens dan noodzakelijk voor dit doel. De doeleinden van de gegevensverwerking worden bepaald door de Verwerkingsverantwoordelijke en omvatten:

• het aanbieden van op entrusted professional activities (EPA) gebaseerde e-portfolio diensten waarmee werknemers van organisaties hun competentie in het gebruik van artificial-intelligencetools binnen hun bedrijfsprocessen en andere bedrijfsgerelateerde competenties en vaardigheden kunnen aantonen;
• het aanmaken van accounts voor werknemers van de Verwerkingsverantwoordelijke zodat zij gebruik kunnen maken van het op EPA gebaseerde e-portfolio dat wordt aangeboden door XpertFolio.

3. Worden uw persoonsgegevens gedeeld met derden?

XpertFolio deelt uw gegevens met derden voor de volgende doeleinden:

• indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen de Verwerkingsverantwoordelijke en XpertFolio, of indien u hiervoor toestemming hebt gegeven;
• cross-marketingcampagnes in samenwerking met gelieerde bedrijven van ExpertCollege Holding, om producten en diensten te promoten waarvan wij denken dat ze relevant voor u zijn. In deze gevallen delen we alleen strikt noodzakelijke gegevens (naam, e-mailadres en beroep/functie). We delen uw gegevens alleen nadat we hebben gecontroleerd of het gelieerde bedrijf de wetgeving inzake gegevensbescherming volledig naleeft. We delen alleen persoonsgegevens die u rechtstreeks op onze website/via onze contactformulieren aan ons hebt verstrekt (wanneer we optreden als Verwerkingsverantwoordelijke).

4. Hoelang worden uw gegevens opgeslagen?

Indien voor de verwerking van bepaalde soorten persoonsgegevens een wettelijke termijn bestaat, bewaart XpertFolio deze persoonsgegevens ten minste zolang als wettelijk is voorgeschreven en/of niet langer dan de wettelijk voorgeschreven termijn.

Voor de meeste persoonsgegevens die XpertFolio verwerkt, bestaat een dergelijke wettelijke termijn echter niet. Wanneer wij gegevens verwerken namens klantorganisaties, worden persoonsgegevens uit uw account, inclusief studievoortgangsgegevens, opgeslagen in uw account voor de duur van de overeenkomst tussen XpertFolio en de klantorganisatie (Verwerkingsverantwoordelijke) en voor zolang de Verwerkingsverantwoordelijke wenst dat wij deze opslaan na beëindiging van de overeenkomst. Daarna worden ze onherroepelijk verwijderd.

Als u niet langer in dienst bent van de Verwerkingsverantwoordelijke en u uw gegevens wilt laten verwijderen, neem dan contact op met de Verwerkingsverantwoordelijke. We zullen ons best doen om de Verwerkingsverantwoordelijke te ondersteunen en ervoor te zorgen dat u uw recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen kunt uitoefenen.

Indien de overeenkomst tussen XpertFolio en de Verwerkingsverantwoordelijke is beëindigd of u niet langer in dienst bent van de Verwerkingsverantwoordelijke, zal XpertFolio de Verwerkingsverantwoordelijke ondersteunen om ervoor te zorgen dat u uw recht op overdraagbaarheid van gegevens kunt uitoefenen.

Gegevens voor marketing- en commerciële doeleinden worden bewaard zolang u geregistreerd staat als klant van XpertFolio, of totdat wij hebben vastgesteld dat u geen (potentiële) klant meer bent van onze producten of diensten.

5. Gegevensoverdracht naar landen buiten de EER

We kunnen bepaalde taken (zoals het leveren van klant- en backofficediensten) uitbesteden aan onze gelieerde ondernemingen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), namelijk op de Filippijnen.

We hebben passende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de bescherming die uw gegevens in de EER genieten, ook van toepassing is als uw gegevens elders toegankelijk zijn. XpertFolio en zijn gelieerde ondernemingen hebben een Data Protection Impact Assessment (DPIA) uitgevoerd en standaard contractuele clausules ondertekend die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie. Als u een kopie van deze bepalingen wilt zien, kunt u contact opnemen met onze functionaris gegevensbescherming door een e-mail te sturen naar het onderstaande adres.

Al uw persoonsgegevens worden veilig opgeslagen op servers binnen de EER en zijn alleen op afstand toegankelijk voor onze gelieerde ondernemingen voor het verlenen van klantenservice, technische ondersteuning en backofficedoeleinden.

Wanneer XpertFolio als Verwerker optreedt, zullen wij uw persoonsgegevens alleen met gelieerde ondernemingen buiten de EER delen na uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de klantorganisatie (de Verwerkingsverantwoordelijke).

Als extra maatregel heeft ExpertCollege Holding (waar XpertFolio deel van uitmaakt) een EN-ISO/IEC 27001:2017-gecertificeerd Information Security Management System (ISMS) geïmplementeerd om de vertrouwelijkheid, integriteit en toegankelijkheid van uw gegevens te waarborgen.

6. Uw rechten

Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken, wordt u een Betrokkene genoemd onder de AVG. Als Betrokkene geniet u verschillende rechten met betrekking tot de bescherming van uw privacy.

Wanneer XpertFolio optreedt als Verwerker van uw persoonsgegevens, zullen wij de Verwerkingsverantwoordelijke (de klantorganisatie) bijstaan bij het beantwoorden van uw verzoeken met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Om uw rechten als Betrokkene uit te oefenen, kunt u contact opnemen met de Verwerkingsverantwoordelijke.

Wanneer wij optreden als Verwerkingsverantwoordelijke bij het verwerken van uw persoonsgegevens, kunt u te allen tijde contact met ons opnemen om uw rechten uit te oefenen. Meer informatie hierover vindt u onderaan deze pagina.

Als Betrokkene hebt u de volgende rechten:

• recht van inzage: toegang tot persoonsgegevens die door ons zijn opgeslagen en verwerkt;
• recht op rectificatie: het recht om onjuiste persoonsgegevens of door ons opgeslagen informatie te laten corrigeren;
• recht op gegevenswissing: het recht om door ons opgeslagen en verwerkte persoonsgegevens te laten wissen;
• recht om bezwaar te maken: het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op grond van een gerechtvaardigd belang of voor direct marketing;
• recht op overdraagbaarheid van gegevens: het recht om uw persoonsgegevens op een gestructureerde manier te ontvangen, zodat u de gegevens aan een andere Verwerkingsverantwoordelijke kunt doorgeven;
• recht op beperking van de verwerking.

Als u een van de bovenstaande rechten wilt uitoefenen, kunt u een e-mail sturen naar dpo@expertcollege.com. Het kan zijn dat we u om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren. We laten u weten wanneer we uw verzoek hebben verwerkt en streven ernaar om binnen 4 weken te reageren.

7. Functionaris gegevensbescherming

XpertFolio heeft een functionaris gegevensbescherming (FG) aangesteld om toezicht te houden op de verwerking van uw persoonsgegevens. De FG adviseert het management en de medewerkers van XpertFolio over alle zaken die te maken hebben met de verwerking van persoonsgegevens en privacy.

De FG is ook uw eerste aanspreekpunt voor vragen of opmerkingen over de verwerking van uw persoonsgegevens door XpertFolio, of als u uw rechten onder de AVG wilt uitoefenen. U kunt ook contact opnemen met onze FG als u van mening bent dat XpertFolio onjuist of onrechtmatig met uw persoonsgegevens omgaat. Stuur hiervoor een e-mail naar dpo@expertcollege.com, geadresseerd aan mevrouw M. Vasileva.

U kunt ook per post contact opnemen met de FG op het volgende adres:

XpertFolio BV

T.a.v. Functionaris gegevensbescherming
Gondel 1
1186 MJ AMSTELVEEN

8. Klachten

Als u ontevreden bent over onze reactie op uw vraag of opmerking, of over de manier waarop wij deze hebben afgehandeld, en u vindt dat wij onrechtmatig met uw gegevens omgaan, dan kunt u dit melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Deze organisatie handhaaft de privacywet- en regelgeving namens de overheid. U kunt uw melding of klacht indienen via de website: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Laatst bijgewerkt: 22-05-2024